Změna sídla firmy ovlivní její výkonnost, proto si zaslouží profesionálně řízený management procesů

Na úplně první pohled se vám možná zdá, že téma týkající se nájemní smlouvy kancelářských prostor a otázky, kde bude sídlo kanceláře firmy, příliš nesouvisí s hlavním předmětem fungování společnosti. Pokud top management vnímá toto taktické rozhodnutí jako okrajové a nevěnuje mu patřičnou pozornost, může to být zásadní chyba, která bude pro přirozený rozvoj firmy spíše brzdící faktor.
 

Rizika procesu přesídlení

Velice často se celkové výdaje, o kterých se při procesu přesídlení společnosti rozhoduje, zřídka kdy uvádí v konečné sumě. To je hlavní důvod, proč tak často vedení společnosti uniká, že z celkového hlediska se jedná o nezanedbatelné sumy. Zpravidla platí, že pro administrativní organizaci představují meziroční výdaje na kancelářské prostory a infrastrukturu druhý největší blok nákladů, hned po mzdových nákladech. Navíc dalším zcela běžným rizikem, které nahrává špatnému rozhodnutí je fakt, že proces přesídlení jakékoliv firmy se zpravidla potýká s časovou tísní, k níž dochází při většině přesunů do zcela nových kancelářských prostor a administrativních budov a důsledkem je nekoncepční přeskakování důležitých kroků. Nové prostory je třeba vnímat jako novou šanci pro systematické „znovuobrození“ nejrůznějších procesů ve společnosti nebo firemní kultury. Navíc potěšujícím bonusem je fakt, že změna pronajímaných prostor často vede k poměrně vysoké úspoře financí.

Příležitost k úplně novému restartu

Přesídlení firmy do nových prostor je třeba vnímat jako skvělou možnost „nastartování firmy“, jež poskytuje příležitost realizovat různé nové optimalizační pochody, nápady, inovace, zkrátka možnost vytvořit nový podpůrný element pro mnohem lepší fungování celého chodu společnosti. Erik Štefanovič k tématu promyšleně řízeného procesu přesídlení uvádí: „Je třeba vnímat tuto radkální změnu jako významnou přidanou hodnotu, která může zejména obchodní procesy výrazně podpořit a celkově zefektivnit. Hlavním klíčem k úspěchu je však promyšlené a srozumitelné stanovení svých potřeb a požadavků.“

 

Detailní definice vlastních potřeb

Ještě před tím, než se nájemník začne na trhu prezentovat jako někdo, kdo hledá plochu, čímž se dostává do hledáčku těch, kteří se ho budou snažit získat na svoji stranu nejrůznějšími argumenty, musí si předem vytvořit jasnou představu o tom, co bude jeho společnost ve skutečnosti potřebovat. Rozhodně je vhodné si definovat i nápady a všechny vize, čeho chceme například díky novým prostorům dosáhnout a co je možné naopak omezit. Tak je možné se snáze při porovnávání jednotlivých nabídek nových kancelářských prostor vyhnout nepohodlnému riziku ztráty přehledu. Jde například o strategickou otázku jaké lze předpokládat celkové odchylky v nárůstu nebo naopak úbytku zaměstnanců či které jsou stěžejní pracovní postupy, jež chceme díky novým prostorům změnit popřípadě zefektivnit. Co se týče uspořádání těchto kancelářských prostor, je vhodné si také odpovědět na otázku, které činnosti ve firmě si zaslouží nové uspořádání prostor pro efektivnější spolupráci. Zda by bylo vhodné například vytvořit více kontaktních zón pro zaměstnance celkově, popřípadě jaké procesy si naopak díky svému specifickému stylu práce vyžadují mnohem větší klid a oddělení od firemního ruchu. Nové firemní zázemí může být díky kreativní architektuře také příležitostí pro to, abychom zdůraznili jaké hodnoty a vztahy se snažíme mezi svými zaměstnanci v rámci firemní kultury podporovat nebo naopak omezit. Tyto všechny aspekty a mnohé další mohou vytvořit zřejmý koncept, jak by mělo nové firemní zázemí ve skutečnosti vypadat. „Při realizaci projektu přesídlení kancelářských prostor pro nadnárodní korporaci firma Mondelez v Bratislavě jsme formulaci konceptu kanceláří zahrnuli do katalogu potřeb, který je velice detailně zpracovanou analýzou potřeb klienta a při poctivém zodpovězení a definicí potřeb zároveň i návodem pro odborného architekta, projektanta a také procesního manažera, který na základě takového dokumentu umí vyhledat a realizovat klientovi kancelářské prostory zcela na míru jeho potřebám“, uvedl Erik Štefanovič ze společnosti DELTA Projektconsult, jež má svoji pobočku také na Slovensku a která za proces přesídlení společnosti Mondelez spolu se svým obchodním partnerem společností M.O.O.CON ručila. „Profesionální management procesů musí od samého začátku umět rozpoznat veškeré atributy, které určují náklady a kvalitu celého procesu. Smysluplně dokážeme klientovi vyhodnotit celkovou výši nákladů versus užitek, který z nich klient bude mít, říká Štefanovič“.

 

Nezávislé odborné poradenství

Zcela nový přístup k myšlence přesídlení společnosti nabízí na českém trhu zkušený tým DELTA se svým partnerem společností M.O.O.CON. Naším cílem je poskytnout našim klientům skutečně nezávislou, ale odbornou expertízu, která bude pro našeho klienta v rámci procesu přesídlení skutečnou přidanou hodnotou a která srozumitelně poukazuje na důležité sounáležitosti mezi jednotlivými fázemi celkového procesu včetně odůvodněného doporučení a přesvědčivé argumentace. „Je třeba si uvědomit, že naše služby nejsou motivované pouhou provizí za pronájem této kancelářské budovy. Naopak, my se z pohledu procesního manažera, architekta a projektanta snažíme plně soustředit jen na unikátní požadavky klienta a hledáme prostory, které budou naprosto vyhovující pro potřeby takového klienta. Tedy hledáme objekt, který se nejlépe přizpůsobí potřebám našich klientů. Tedy ne naopak, aby se klient přizpůsobil prostorům, které nabízí realitní agent nebo agentura. V tom cítíme ten obrovský rozdíl a poctivý základ pro nezávislé poradenství a oboustranně prospěšné partnerství. Díky tomu, že nemáme žádný vztah k potenciálním nabídnutým nemovitostem, dokážeme skutečně objektivně v tomto procesu hledání zcela nového administrativního zázemí zájmy klienta chránit, a to i za často složitých a nepřehledných podmínek.

Profesionálně řízený proces přesídlení nadnárodní společnosti MONDELEZ v Bratislavě a její nové administrativní prostory naleznete zde.

 

Přidat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *